מפגש היכרות לצוות חדש: תרגיל קצר והזמנה מוכנה

בחרי מטרה קטנה למפגש הראשון

צוות חדש הוא לא בהכרח צוות של עובדים חדשים. לפעמים אלה אנשים ותיקים שמתחילים לעבוד יחד. לפני שאת בוחרת פעילות, בררי עם ראש הצוות מה המשתתפים כבר מכירים ומה עדיין לא.

הם מכירים שמות, אבל לא תפקידים? חלקם נפגשו במשרד ואחרים מצטרפים מרחוק? התשובות יעזרו לך לבחור מאיפה להתחיל.

בחרי מטרה אחת או שתיים שאפשר להסביר במשפט: להציג את עצמנו בקצרה ולשוחח עם אדם שעוד לא עבדנו איתו. אל תעמיסי על אותה פתיחה גם תיאום משימות, פתרון מחלוקות וקביעת כללי עבודה. אלה נושאים שצריכים זמן נפרד וגורם ניהולי אחראי.

גם אם חיפשת פעילות גיבוש לצוות חדש, התחילי בציפייה צנועה. זו לא תחרות על מי הכי פתוח או מצחיק. גם מי שרק הקשיב השתתף במפגש, ואין סיבה להסיק מהשתיקה שלו עד כמה הוא מחויב לצוות.

בריף קצר למי שמנחה את ההיכרות

העתיקי את הבריף ושלחי למנחה ולראש הצוות. מלאי רק פרטים שנחוצים לתכנון, בלי רקע אישי על העובדים. אם את מנחה בעצמך, בדקי בעזרתו שההזמנה וההוראות תואמות לזמן שהקצית.

• מטרה: היכרות ראשונית עם שמות ותפקידים והזדמנות לשיחה קצרה, לא הערכת עובדים או פתרון מחלוקות.
• קהל: [מספר משתתפים], [חדשים וותיקים], [שפת המפגש]. לא מניחים שכולם מכירים את מונחי הארגון.
• פורמט: [בחדר או מרחוק], זוגות או שלשות, שאלה כתובה ומוקראת, [זמן שהוקצה למפגש].
• מתווה מוצע לשלשות בקבוצה קטנה: שלוש דקות לפתיחה ולהוראות, דקה לחשיבה, שש דקות לשיחה ושתי דקות לסיום. הוסיפי זמן להתארגנות ולהתאמות לפי הצורך.
• גבולות: כל אחד בוחר מה לשתף, ואפשר לדלג או להקשיב בשקט. בלי מידע אישי רגיש, מגע, צילום או הקלטה של הפעילות.
• היערכות: [אחראית לסיוע טכני], [ערוץ פרטי לבקשת התאמה], [ראש הצוות שיטפל בשאלות עבודה בהמשך].

תרגיל בזוגות או בשלשות: שם, תפקיד ושאלה

זהו תרגיל מקורי של PerfectHR שאפשר להציע בזוגות או בשלשות. הכיני את ההוראה כטקסט נגיש, לא רק כתמונה, וגם הקריאי אותה:

״אם מתאים לכם, הציגו את השם שבו תרצו שנפנה אליכם, את תחום העיסוק שלכם במשפט ושאלה פשוטה שתרצו לברר על העבודה המשותפת. אפשר לבחור רק חלק, או להקשיב״.

הציעי חלוקה לפי מקומות הישיבה או חלוקה מראש, בלי משחק בחירת בני זוג. במספר אי זוגי הכיני שלשה. אפשר גם להישאר עם המנחה או להקשיב בלי להצטרף לשיחה.

תני דקה לחשוב. לא צריך להמציא פרט מפתיע, למצוא מכנה משותף או לספר על החיים בבית. דוגמאות להמחשה בלבד: ״איפה נמצא מילון הקיצורים שלנו?״ או ״באיזה ערוץ שואלים שאלה כללית?״. לא צריך לענות על השאלות בזמן ההיכרות.

הציעי עד שתי דקות לכל אדם. בשלשה הקצי זמן לשלושה. זו הצעת תכנון שאפשר לשנות, לא משך שמבטיח תוצאה. מי שמעדיף לומר רק שם ותפקיד לא צריך למלא את יתר הזמן.

בקשי להישאר עם ההוראה ולא להפוך את השיחה לראיון על הצלחות או קשיים אישיים. בסיום לא מציגים את בן או בת הזוג בפני כולם בלי רשותם; אפשר להזמין מתנדבים לומר רק את שמם ואת תחום העיסוק שלהם.

Great Schools Partnership מציע שאלות פתיחה גם לזוגות ולשלשות, פנים אל פנים או ברשת. כאן אימצנו רק את הפורמט: השאלה עוסקת בהיכרות מקצועית בסיסית, ולא בפרטים אישיים.

חלופה שקטה שלא דורשת לדבר בזוג

אם שיחה בזוג לא מתאימה, הציעי לכתוב שם ותחום עיסוק על דף או בהודעה, ורק אם רוצים להוסיף שאלה כללית. כל אחד בוחר אם להראות את הטקסט, לקרוא אותו בקול או להשאיר אותו אצלו. אל תאספי את הדפים ואל תהפכי אותם לתיק עובד.

מרכז ההוראה של אוניברסיטת אוהיו סטייט מציג גם היכרות בכתב ובחירה בכמות השיתוף בחלק מהפעילויות. אלה רעיונות להנחיה בכיתה, לא הוכחה לתוצאה בצוות עבודה. במפגש שלך אפשר גם פשוט להקשיב, בלי לכתוב ובלי להסביר למה.

אם משתמשים בצ׳אט, הסבירי שהטקסט עשוי להישאר בפלטפורמה. זה לא ערוץ פרטי, ואין לבקש בו מידע רגיש. אפשר לבחור בהצגה בעל פה או בטקסט שנשאר אצל המשתתף.

אמרי שאפשר לדלג לפני שמתחלקים

את המשפט ״אפשר לדלג״ צריך לומר לפני שמגיע תורו של מישהו. אפשר לפתוח כך: ״אנחנו כאן להיכרות קצרה, לא למבחן. שתפו רק מה שנוח לכם. אפשר לומר רק שם, לכתוב, להקשיב או לדלג בלי להסביר״.

התחילי בעצמך בהצגה קצרה, באותה רמת פירוט שאת מבקשת. אל תפני דווקא למי ששתק, ואל תבקשי מהקבוצה ״לעזור לו להיפתח״.

אם עולה שאלה אישית, עצרי בנעימות: ״נשאיר את השיחה כאן לשמות ולתחומי עיסוק״. אם מישהו מדבר באריכות, הזכירי את הזמן בלי להעיר על האופי שלו.

שקט, מבט הצדה או מצלמה כבויה לא מספרים לך מה אדם מרגיש או אם הוא רוצה לשתף פעולה. אם צריך לבדוק משהו, שאלי שאלה מעשית כמו ״האם ההוראה ברורה?״ ותני אפשרות לפנות אלייך בנפרד.

הזמנה למפגש היכרות שאפשר להעתיק

שלחי הזמנה שמסבירה מה יקרה, במקום כותרת עמומה כמו ״הפתעת גיבוש״. הנה נוסח מוצע של PerfectHR. השלימי את הפרטים ובדקי שבאמת אפשר להשתתף בכל הדרכים שאת מציעה.

״ניפגש להיכרות ראשונה של הצוות ב-[מועד], ב-[מקום או קישור], למשך [זמן]. נפתח בהסבר קצר ונמשיך לשיחה בזוגות או בשלשות על שם, תחום עיסוק ושאלה כללית על העבודה המשותפת.

השיתוף בפעילות הוא לבחירתכם: אפשר לומר רק שם, לכתוב, להקשיב או לדלג. לא נבקש סיפורים אישיים, לא תהיה פעילות גופנית ולא נצלם או נקליט את הפעילות. את ההוראות נשלח גם בטקסט מראש.

אם נדרשת התאמה להשתתפות, אפשר לפנות בפרטי ל-[אשת קשר ודרך פנייה] ולציין מה נחוץ, בלי אבחנה או הסבר רפואי. שאלות על משימות, אנשי קשר ודרכי עבודה יועברו בנפרד ל-[ראש הצוות]״.

בחדר ובמרחוק: כמה דרכים להשתתף

רשימת W3C למפגשים נגישים מדגישה שפה פשוטה, חומרים נגישים מראש, זמן לעיבוד מידע ובדיקת המקום או הפלטפורמה. למפגש הזה, שלחי את השאלה בטקסט שאפשר להגדיל ולקרוא בעזרת טכנולוגיה מסייעת. הקריאי אותה בקצב רגוע והסבירי קיצורים, בלי להסתמך רק על שקף או שיתוף מסך.

בחדר, בחרי מקום שאפשר להגיע אליו ולשבת בו בלי לעבור בין תחנות או להזיז כיסאות במהירות. בדקי שאפשר לשמוע את ההוראות, צמצמי מוזיקת רקע והציעי שיחה בישיבה. לא צריך לעמוד במעגל, ללחוץ יד או ליצור קשר עין כדי להשתתף.

מרחוק, בדקי מראש שמע, נגישות ההצטרפות וכתוביות לפי הצורך. הסבירי איך נכנסים לחדר קטן ואיך חוזרים. השאירי אפשרות להישאר בחדר הראשי עם מנחה, והבהירי שלא חייבים להפעיל מצלמה.

אם אין דרך נגישה להתפצל לחדרים קטנים, הציעי למי שרוצים היכרות קצרה בחדר הראשי. אל תהפכי את הפיצול לתנאי להשתתפות.

קבלי בקשות התאמה בפרטי כדי לסדר את מה שנחוץ. אל תבקשי אבחנות, ואל תשמרי מידע רגיש או תעבירי אותו לבריף. למנחה דרוש הסידור המעשי, למשל הוראה כתובה או סיוע בהצטרפות, לא הסיבה האישית.

תרחיש להמחשה: צוות חדש עם עובדים ותיקים

זו דוגמה מומצאת לתכנון, לא סיפור לקוח או תוצאה שנמדדה. תשעה עובדים מתארגנים לצוות חדש: שלושה הצטרפו לארגון לאחרונה ושישה מגיעים מיחידות קיימות. המפגש מתקיים בחדר, אבל לא כולם מכירים את שמות היחידות והקיצורים.

המנהלת בוחרת שלשות כדי לא להשאיר אדם בלי קבוצה, ומסבירה את תחומי העיסוק במילים רגילות. היא מציעה חלוקה שמשלבת חדשים וותיקים, אך מאפשרת לעבור לקבוצה אחרת בלי להסביר. ההוראה נשלחת מראש ומופיעה גם על דף.

עובד ותיק מתחיל לפרט את תהליך העבודה. המנחה אומרת: ״זה נושא חשוב להמשך עם ראש הצוות; כרגע נשאיר זמן להכיר את כולם״. עובדת חדשה בוחרת להציג רק שם ותפקיד, והשלשה ממשיכה בלי לבקש ממנה עוד.

בסיום אפשר להעביר לראש הצוות שאלה כללית על ערוץ הפנייה המקצועי, בלי לציין מי שאל. הדוגמה מראה איך להישאר עם מטרת המפגש, לא שהחלוקה הזאת יצרה חיבור בין העובדים.

הרצאה יכולה לפתוח נושא, לא להחליף היכרות

כשהמטרה היא היכרות בלבד, אפשר להסתפק בהנחיה הפשוטה. אם תרצי גם פתיחה לנושא משותף, בקטלוג קיימת הרצאת ״סגנונות תקשורת״ של מורן קלפר. בדקי בתיאום אם התוכן והפורמט מתאימים לקבוצה, והשאירי אחריה זמן נפרד להצגות ולשיחה. אל תהפכי את הפעילות למיון אנשים לפי סגנון.

אין להניח שההרצאה כוללת את התרגיל שבמדריך הזה, ואין כאן אישור של המרצה לתרגיל. הקשבה להרצאה אינה שיחה בין המשתתפים. המדריך על הרצאה וסדנה מסייע בבחירת פורמט משלים בלבד.

סיימי בצעד קטן שבאחריות ראש הצוות

לפני המפגש, תאמי עם ראש הצוות מי מוסר את המידע המעשי, באיזה ערוץ ומתי. בסיום תוכלי להשתמש בנוסח: ״פרטי הקשר המקצועיים והמידע על בירור סידורי העבודה יגיעו מ-[ראש הצוות] ב-[ערוץ ארגוני] עד [מועד שתואם מראש]. שאלות המשך אפשר להפנות ל-[הגורם המתאים]״.

אל תבני בזמן ההיכרות מאגר אישי חדש ואל תקבעי כללי עבודה במקום הגורם הניהולי האחראי. השתמשו בערוצים הארגוניים המתאימים. התפקיד שלך כאן הוא לאפשר פתיחה ברורה ולהעביר שאלות עבודה לגורם האחראי, לא לנהל ביצועים או לתת ייעוץ משאבי אנוש. אין צורך להכריז שהצוות כבר מגובש.